La trappola delle presunte #urgenze

Siamo sempre così presi a gestire questioni immediate ed occasionali che c’è la tendenza a lasciare che il futuro e il lungo termine si prendano cura di se stessi.

Conoscete anche voi quella senzazione di frustrazione che si ha quando giocando a calcio si corre a perdifiato per 90 minuti senza mai prendere la palla?  Ecco in molte occasioni mi sono sentito così. Lavori tutto il giorno senza pause e arrivi a sera che non hai fatto nulla di quello che dovevi e volevi fare. Come è possibile? E cosa possiamo fare?

Cerchiamo innanzitutto di individuare alcune cause del fenomeno:

1) la natura umana o meglio le nostre #caratteristiche: spesso le stesse qualità che ci hanno permesso di ottenere successi importanti diventano un limite  quando dobbiamo mettere in campo altre abilità secondo quello che viene chiamato il Paradosso di Icaro. Per esempio, come molti, preferisco l’azione piuttosto che la riflessione e la pianificazione che viceversa percepisco, a livello inconscio, come fattori di rallentamento. Questa predisposizione a scegliere sempre l’azione accompagnata alla difficoltà nel dire di no alle persone mi ha reso estremamente difficile se non impossibile adottare una qualsiasi #pianificazione per lungo tempo.

In questo caso, la difficoltà maggiore risiede nel fatto che non si tratta di una mancanza di competenza ma di un bisogno forte dell’individuo che fatica a comportarsi in modo differente (illuminante da questo punto di vista la teoria dei tipi psicologici di Jung e le successive elaborazioni tipo #insightdiscovery).

La conseguenza è che si viene fagocitati da tutto ciò che si verifica nell’arco della giornata e non siamo più noi ma i nostri interlocutori (capi, collaboratori e clienti) a pianificare la nostra attività.

2) la dinamicità e la complessità del contesto nel quale operiamo: purtroppo non interagiamo in una realtà statica ma fortemente dinamica . Mentre mi facevo la barba la mattina o mentre andavo in ufficio  strutturavo la mia giornata in base ad obiettivi e priorità ma non appena accendevo il telefono o scaricavo la posta andava tutto a monte. L’ultima richiesta appariva sempre la più importante  e la più urgente. Mi dicevo: ok sbrigo questa e riprendo il programma ma puntualmente arrivava qualcos’altro.

3) l’emotività: quando il nostro lavoro è strettamente legato ad altre persone la componente emotiva può confondere e stravolgere la nostra capacità di giudizio. Sicuramente il nostro diverso stato d’animo ci fa reagire in modo diverso a parità di situazioni ma per il momento lasciamolo da parte e concentriamoci sull’#emotivitàesterna ossia quella che ci viene trasferita da altri. 

Per esempio, tendiamo ad attribuire per definizione un’importanza ed un’urgenza diversa ad una richiesta a seconda da chi ci arriva mentre invece dovremmo valutarla asetticamente e singolarmente. Oppure pensiamo a quanto può essere complicato rimanere razionali di fronte ad una richiesta di un collaboratore relativamente ad un problema di un cliente: in questo caso ti arriva un carico di emotività pari alla somma di quella del cliente e di quella del collaboratore. Insomma, la nostra capacità di ragionare lucidamente viene messa a dura prova da tutte le direzioni.

 

Ma c’è qualche contromisura che possiamo adottare? Sicuramente sì e sarebbe preferibile adottarla prima di arrivare al limite come è successo a me. Provo a darvi qualche consiglio su cosa mi ha aiutato:

1. accettare (nel senso più profondo del termine) che la pianificazione non fosse il mio forte ed evitare di sprecare tempo e risorse ad individuare i motivi (che la maggior parte delle volte esistono e sono reali) che mi impedivano di rispettarla;
2. adottare una pianificazione “su misura” per le mie caratteristiche che quindi mi è più facile rispettare; per esempio io ho scelto una programmazione “a maglie larghe” che mi lascia ampi margini di manovra ed in più prevedo appositi spazi vuoti da poter dedicare agli imprevisti;
3. prima di accendere il telefono o scaricare la posta fare un elenco scritto, numerato in base alle priorità, delle attività della giornata ed inserire nell’elenco le richieste che arrivano nel durante; questo mi ha permesso di valutare con più obiettività se l’attività “x” la devo mettere in cima a tutto, al terzo posto, alla fine, ecc.
4. evitare di generalizzare e ragionare sulla singola richiesta indipendentemente da chi arriva e dal suo stato d’animo. Cosa difficile da fare perché per ognuno di noi il proprio problema è sempre il più importante e urgente e va lavorato immediatamente. Non dimentichiamoci poi che quando abbiamo un’opinione di qualcuno tendiamo a proiettarla in qualsiasi situazione in cui questa persona è coinvolta così come accadeva a scuola; per esempio un collaboratore fa sempre richieste pertinenti o viceversa un altro esagera con richieste di qualsiasi tipo; in realtà se questo può essere vero in molti casi, può accadere che nella fattispecie considerata non sia così ma di questo me ne posso accorgere solo se la analizzo singolarmente senza pregiudizio.

La storia ci racconta come grazie alla pianificazione flessibile Napoleone riuscì a battere gli Austriaci nella famosa battaglia di Marengo ma al tempo stesso rappresenta anche un esempio evidente di come le stesse qualità che lo avevano portato al successo furono fatali per il suo declino.

Napoleone e la pianificazione flessibile e Napoleone ed il Paradosso di Icaro approfondiscono l’argomento.